TOPICSトピックス／展示会の見積もりが高すぎる？費用相場と予算内で成果を出す方法

展示会出展は、多くの企業にとって一大プロジェクトです。

しかし、「有名な施工会社に見積もりを頼んだら、予算が合わなかった」「こちらの要望をどこまで汲み取ってくれるのか不安だ」など、一人で悩んでいませんか。

 

展示会で成果を出すために必要なのは、豪華な装飾実績の“多さ”ではありません。

「自社の商材をどう見せれば、ターゲットに響くのか」を真剣に考え、限られた予算内で最大の結果を出す知恵です。

 

この記事では、展示会出展にかかる費用の相場や内訳を解説するとともに、コストを抑えながらも「出してよかった」と思える出展を実現するための具体的なヒントを、プロの視点でお伝えします。

 

 

展示会出展にかかる費用の相場は？

展示会の出展予算を立てる際、最初に知りたいのは「結局、全部でいくらかかるのか」という総額の目安ではないでしょうか。

展示会の種類や規模にもよりますが、全体感を把握するための計算式と、小規模な出展のケースについて解説します。

 

出展料の3倍から5倍が総費用の目安

展示会の総費用をざっくりと把握するための便利な目安として、主催者に支払う「出展料」の3倍～5倍という考え方があります。

例えば、出展料が30万円であれば、装飾費や人件費、販促物などを含めた総額は90万円から150万円程度になると予測できるのです。

初出展や慣れていない担当の場合、出展料だけで予算を考えがちですが、実際にはブースを建てるための施工費や、当日の運営スタッフの人件費などが発生します。

まずは出展料を確認し、その金額に係数を掛けることで、大体の目安の予算感を掴んでみましょう。

 

小規模出展なら総額100万円前後から

初めての出展やテストマーケティングとして、最も標準的な「1小間（約3m×3m＝約9㎡） 」で出展する場合、総額で100万円前後がひとつの相場となります。

これは、出展料に約30〜40万円、基礎的なブース装飾に約30〜50万円、その他経費を含めた金額です。

もちろん、地方開催の展示会や自治体が主催する安価な展示会であれば、これよりも安く済むケースもあります。

逆に、東京ビッグサイトで開催されるような大規模な国際展示会で、目立つ装飾を施せば150万円以上かかることも珍しくありません。

目安として『最低でも100万円は必要になる』という認識で社内の予算取りを進めると、後から資金不足に陥るリスクを減らせます。

 

展示会費用の内訳に含まれる項目

総額のイメージが掴めたところで、次は具体的な費用の内訳を解説します。

展示会の費用の分類は大きく分けて5つです。

• 出展料（場所代）
• 装飾・施工費（ブース設営）
• 運営費（スタッフ・宿泊費）
• 販促物・広告費（チラシ・Web広告）
• その他諸経費（運搬・電気代など）

それぞれの項目について詳しく解説します。

 

「出展料」は小間数と場所で決まる

 

出展料は、展示会の主催者に支払う「場所代」です。基本的には「1小間あたり◯万円」という形で設定されており、必要な広さに応じて料金が決まります。

1小間のサイズは3m×3m（9平方メートル）が一般的ですが、展示会によっては2m×2mなどの場合もあるため確認が必要です。

会場の出入り口付近やメイン通路沿いなどの「好立地」を指定する場合、別途オプション料金がかかることも。予算と相談しながら、費用対効果の高い場所を選定するとよいでしょう。

 

「装飾費」はブースデザインで変動する

装飾費は、借りたスペース（小間）の上にブースを設営するための費用です。

何もない更地の状態で引き渡されることが多いため、床を敷き、壁を立て、社名看板や展示台を設置する必要があります。どの程度デザインにこだわるかによって金額が最も大きく変動する項目です。

パッケージプランと呼ばれる定型的な装飾であれば安く済むことが多いですが、オリジナリティを出そうとして木工造作などの特注デザインにすると費用は上がる傾向があります。

一般的に、装飾費は出展料と同等か、それ以上の金額がかかると考えておくのが無難で、電気工事費や照明のレンタル代もこの項目に含まれることが多いです。

 

「運営費」や「人件費」も計算に入れる

展示会当日のブース運営にかかる費用も忘れてはいけません。

自社社員だけで対応する場合でも、交通費や宿泊費、会期中の弁当代などが発生します。

また、より多くの来場者にアプローチするためにイベントコンパニオンや運営スタッフを外部に委託する場合は、その外注費も必要です。

コンパニオンを依頼する場合の相場は、1名あたり1日2万円から3万円程度が目安。3日間の会期であれば、1名だけでも10万円近い予算を見ておく必要があります。

スタッフが着用するユニフォーム（ブルゾンやポロシャツ）を揃える場合も、この運営費に含まれることが多いです。

 

会期後にも重要な「販促物」

展示会では、来場者に情報を持ち帰ってもらい、会期後の商談につなげるための販促物が必要です。

展示会で使う販促物は主に以下のとおりです。

• チラシ・リーフレット
• パンフレット・製品カタログ
• 会社案内
• ノベルティ（ボールペン、メモ帳など）

展示会では短時間で多くの情報を比較されるため、来場者の課題や関心に合わせて内容を絞った「展示会専用」の販促物を用意すると効果的です。

導入メリットや活用シーンを端的に伝えることで、会期後の問い合わせや商談につながりやすくなります。
費用の目安は、数万円〜30万円程度で、印刷部数やノベルティの有無によって変動します。

 

事前集客で重要な「広告費」

当日、展示ブースに足を運んでもらうための事前集客として利用する広告費も重要な項目です。

事前集客で行われる代表的な手法

• Web広告（検索広告、SNS広告など）
• 既存顧客・見込み客向けのメルマガ配信
• DM（紙・はがき）による来場案内

これらは、狙ったターゲットに効率よく来場を促せる点がメリットです。

一方で、出展規模や目的によっては効果が限定的な場合もあります。

広告費の目安は、数万円〜30万円程度で、施策内容や配信数により調整が必要です。

 

運搬費などの諸経費

展示会では、装飾費や人件費以外にも細かな諸経費が発生します。

• 展示物・備品の搬入／搬出にかかる運搬費
• 宅配便利用：数万円程度
• 大型機械・重量物：数十万円かかる場合あり
• 当日用備品（延長コード、工具、養生テープなど）
• 追加の電源使用料、インターネット回線費用 など

これらは一つひとつは小額でも、合計すると無視できない金額になります。

目安として10万円〜30万円程度を諸経費として別枠で確保しておくと安心です。

 

ブースの装飾費用は規模によって変わる

費用の内訳の中でも特にウェイトが大きいのが「装飾費」です。ブースの広さ（小間数）によって適した装飾方法が異なり、それに応じて相場も変わってきます。

ここでは、それぞれの規模ごとの特徴と費用の目安を紹介します。

 

1小間はパッケージ利用で安く抑えられる

1小間（約3m×3m＝約9㎡）での出展の場合、主催者や施工会社が用意している「パッケージプラン」を利用するのが最もコストパフォーマンスの良さが期待できる方法です。

壁面、社名板、パラペット、カーペット、基本的な照明などがセットになっており、10万円程度で施工できる傾向があります。

パッケージプランは企画やデザインの手間が省け、費用を安く抑えられる点がメリット。

一方で、他社と似たような見た目になりやすく、埋没してしまうリスクもあります。差別化を図るために、タペストリーやポスターを自社で用意して壁面を飾るなど、低コストで独自性を出す工夫を取り入れるとよいでしょう。

 

信頼できるパートナー選びの基準とは

複数小間の大きなブースを出す場合、複数の会社を比較することもあります。その際、会社の規模や過去の実績数だけで判断するのは少し危険です。

重要なのは、「担当者と密にコミュニケーションが取れるか」という点です。大手企業では、営業・設計・現場が分業されていることが多く、伝言ゲームのように要望が漏れてしまうリスクがあります。

一方で、一貫体制の会社であれば、企画の段階から現場の施工まで同じ目線でサポートが可能です。

「初めてで右も左もわからないけれど、一緒に並走してほしい」という担当者様にとっては、柔軟に小回りが利き、最後まで顔の見えるパートナーを選ぶことが、最終的な成功への近道となります。

 

展示会の出展費用を安く抑える方法

限られた予算の中で成果を出すために、出展の質をなるべく落とさずに、コストを削減するための4つの方法を紹介します。

 

補助金・助成金（国・自治体）を活用して負担を軽減する

展示会出展にかかる費用は、国や自治体の補助金・助成金を活用することで大きく抑えられます。

出展料や装飾費、販促物の制作費などが補助対象となり、補助率は2分の1〜3分の2程度（上限額あり）が一般的です。

ただし旅費・人件費は対象外の場合もあり、事前申請が原則のため、出展が決まったら自治体や商工会議所のホームページで早めに情報収集しましょう。

 

装飾・備品は再利用前提で設計し制作コストを下げる

展示会ごとに新しいパネルや装飾物を作っていると、その都度制作費がかかってしまいます。

コストを抑えるためには、複数の展示会で使い回せる「リユース可能」な装飾ツールを選ぶとよいでしょう。

例えば、持ち運び可能なロールアップバナーや、布製のタペストリー、組み立て式の展示台などが挙げられます。

一度作ってしまえば、次回の出展では設置費のみで済み、社内イベントやセミナーなど他の用途でも活用できます。

 

早期申込割引・会期前キャンペーンで出展料を抑える

多くの展示会では、開催の半年から1年前に申し込むことで出展料が割引になる「早期申込割引」が設定されていることが多くあります。

通常料金よりも10%から20%程度安くなることが多く、出展料が高い大規模展示会ほどその恩恵は大きくなる傾向です。

出展することが確定しているのであれば、ギリギリまで待つメリットはありません。早めに申し込むことで、費用の割引だけでなく、会場内の良い場所を優先的に選べるというメリットもあります。

次年度の出展計画を早めに立て、早期割引を確実に利用するようにするのがおすすめです。

 

社内リソースの活用と、プロへの賢い切り出し

すべてを外注すると費用は膨らみます。パネルのデータ作成や運営スタッフを自社でまかなうのは有効な手段です。

しかし、「社内にデザイナーがいない」「現場のオペレーションまで手が回らない」という場合も多いでしょう。そんな時は、「この部分だけはプロに任せたい」という柔軟な相談ができる会社を活用するとよいでしょう。

当社では、丸投げの依頼はもちろん、「企画だけ」「販促物だけ」といった部分的なサポートにも柔軟に対応しています。社内のリソースとコストのバランスを見極め、最適な分担案をご提案します。

 

費用対効果を高めるために意識したいこと

コスト削減は重要ですが、単に安く済ませれば良いというわけではありません。

展示会の目的は、あくまで「成果を出すこと」です。

かけた費用に対してどれだけのリターンが得られたか、ROI（費用対効果）を高めるための考え方を解説します。

 

「名刺1枚あたりいくら？」を目安に目標を決めておく

費用対効果を測るための分かりやすい指標として、「名刺獲得単価」を設定してみるのがおすすめ。

展示会にかかった総費用を獲得した名刺の枚数で割った数字を指します。

例えば、総費用が100万円で名刺を200枚獲得した場合、名刺1枚あたりの単価は5,000円です。

普段の営業活動やWeb広告でのリード獲得単価と比較して高いのか安いのかを検証します。

目標とする獲得単価を決めれば、逆算して「100万円かけるなら最低でも何枚の名刺が必要か」という目標枚数が明確になります。

 

事前の声かけで当日のブース来訪を増やす

展示会当日に、偶然通りかかった人だけを相手にしていては、費用対効果は高まりません。

重要なのは、事前に既存顧客や見込み客に対して招待状を送ったり、メルマガで案内したりして、「あなたのブースに行く目的」を持った来場者を増やすことです。

事前集客に成功すれば、確度の高い商談が約束された状態で展示会をスタートできます。ブースの装飾にお金をかけるのも大切ですが、そのブースに人を呼ぶための「集客活動」にも時間と労力を割くことが、結果として投資対効果を最大化させるポイントです。

展示ブースの集客を成功させる7つのアイデアはこちら>>

 

会期後すぐ連絡できるようにフォロー準備を整えておく

展示会で獲得した名刺は、時間が経つほど反応率が下がります。費用対効果を高めるためには、会期後の迅速なフォローが欠かせません。

事前に、以下のようなフォロー内容を決めておきましょう。

• お礼メールの送信
• 電話によるアプローチ
• 資料・サービス案内の送付
• 商談・打ち合わせの打診

展示会の成果は、会期中の来場者数だけではなく、会期後の商談数や受注数が特に重要な指標です。
「名刺を集めて終わり」にせず、営業部門と連携し、すぐに動けるフォロー体制を整えておくことが、展示会成功のポイントです。

 

まとめ

この記事では、展示会出展にかかる費用の相場や内訳、コストを抑えながら成果を高めるための考え方を解説しました。

要点は以下のとおりです。

• 展示会の総費用は「出展料の3〜5倍」が目安で、小規模出展でも100万円前後を想定する
• 費用は出展料・装飾費・運営費・諸経費で構成され、特に装飾費は変動が大きい
• 補助金の活用や早期申込、装飾・備品の再利用により費用対効果を高められる
• パートナー選びは「伴走力」を重視する。実績の数だけでなく、自社の課題にどれだけ寄り添い、柔軟に動いてくれるかが成功の鍵。

展示会出展は決して安い投資ではありませんが、相場を理解し、目的に合った予算配分と準備を行うことで、成果につながる施策になります。

 

株式会社ニシカワでは、展示会ブースの企画、販促物制作、集客施策まで一貫して支援を行っています。

「初めてで何から手をつければいいか分からない」「予算内で最大限の工夫をしたい」といった、具体的な形になる前の悩みも大歓迎です。

お客様と同じ目線に立ち、最高の出展プランを一緒に作り上げていければ幸いです。

まずは、今の不安や理想を私たちにお聞かせください。

 

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